¿Cómo agendo pacientes por WhatsApp sin capturar cada solicitud a mano?

Una paciente escribe el domingo a las once de la noche: «¿tienen espacio esta semana para una limpieza?». Eva contesta en segundos, pregunta el motivo de la consulta y si es de primera vez, revisa la disponibilidad real —tipo de cita, duración, sillón y horario del odontólogo— y propone horarios que sí existen. Cuando la paciente elige uno, Eva reserva; los eventos que ya viven en Google Calendar bloquean su horario por Free/Busy, así que no ofrece un hueco ocupado.

Si pregunta cuánto cuesta, Eva responde con lo que tu clínica publicó: la consulta de valoración y los precios de referencia que hayas configurado. Y dice lo que sigue siendo cierto: el presupuesto se emite después de la revisión y del plan de tratamiento, porque depende de los hallazgos y de las prestaciones que el paciente acepte. Si manda una foto de una muela o de una radiografía, Eva la recibe como contexto para el equipo; la lectura clínica es del odontólogo, no del agente.

El día siguiente empieza confirmado. Eva envía el recordatorio por WhatsApp o por correo, pide confirmar fecha, hora y odontólogo tratante, y si la paciente no puede, ofrece horarios disponibles y reagenda en la misma conversación. Lo que no contesta no se pierde: queda en la conversación, con su estado, para que recepción lo retome sabiendo en qué quedó.

Después la relación no se enfría. Eva crea o actualiza el contacto y la oportunidad en el CRM, programa el seguimiento y vuelve por su cuenta cuando toca, con secuencias de hasta cinco pasos y demoras de hasta 180 días, que es justo la cadencia del control semestral que recomienda el IMSS. Cada seguimiento ejecuta un turno completo del agente, así que puede consultar la agenda, actualizar el CRM, reagendar o decidir que todavía no conviene escribir. En cuanto una persona de tu equipo responde en el hilo, Eva se calla.