Escuelas y colegios
¿Cómo atiendo informes y agendo recorridos sin saturar admisiones?
Eva contesta con lo que tu escuela publicó, consulta la disponibilidad real, agenda el recorrido o el examen de ubicación y da seguimiento hasta la inscripción.
Te contestamos al instante, a cualquier hora.
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Las solicitudes de informes no llegan en horario de oficina. Llegan el domingo por la noche, en plena hora de entrada o mientras alguien acompaña a un grupo: cuánto cuesta, qué documentos piden, si hay lugar en ese grado, cuándo se puede conocer el plantel. Y del otro lado suele haber una sola persona en admisiones, que además atiende a las familias que ya están dentro.
Agenda en tu disponibilidad real
Lun
Mar
Mié
Jue
Cita confirmada 10:30
Vie
Recordatorio programado para el cliente
Eva agenda la cita directamente en tu calendario.
Familia Herrera
en línea
Hoy
Hola, queremos informes de 3º de primaria para nuestro hijo. ¿Tienen lugar para el próximo ciclo?
13:02
Claro que sí. En 3º de primaria tenemos lugares disponibles: la colegiatura es de 4,850 pesos mensuales y la inscripción de 6,200 pesos. ¿Les gustaría conocer el colegio? Tengo recorridos el martes 9:00 o el jueves 16:00.
13:03
El jueves nos queda bien. ¿Qué papeles necesitamos llevar?
13:04
Listo: jueves 16:00, los recibe la Miss Paulina en recepción. Les mando la invitación y la lista de documentos; pueden mandarlos por aquí en foto cuando gusten.
13:04
Recorrido confirmado · jueves 16:00
Confirmado: jueves 16:00. Un día antes les mando recordatorio, y cuando tengan los documentos aquí los reciben para adelantar la inscripción.
13:05
Hola, queremos informes de 3º de primaria para nuestro hijo. ¿Tienen lugar para el próximo ciclo?
13:02
Claro que sí. En 3º de primaria tenemos lugares disponibles: la colegiatura es de 4,850 pesos mensuales y la inscripción de 6,200 pesos. ¿Les gustaría conocer el colegio? Tengo recorridos el martes 9:00 o el jueves 16:00.
13:03
El jueves nos queda bien. ¿Qué papeles necesitamos llevar?
13:04
Listo: jueves 16:00, los recibe la Miss Paulina en recepción. Les mando la invitación y la lista de documentos; pueden mandarlos por aquí en foto cuando gusten.
13:04
Recorrido confirmado · jueves 16:00
Confirmado: jueves 16:00. Un día antes les mando recordatorio, y cuando tengan los documentos aquí los reciben para adelantar la inscripción.
13:05
Lo que Eva hizo mientras tanto
Informes
3º primaria · lugares disponibles
Colegiatura 4,850 pesos
Tu información publicada
Recorrido
Jueves 16:00 agendado
Invitación y lista de documentos
CRM
Familia Herrera · 3º primaria
Ejemplo. De la solicitud de informes al recorrido confirmado, con la papelería recibida en el mismo hilo.
- Cotiza
- Cobra
- Agenda
- Registra en el CRM
- Da seguimiento
Puesta en marcha incluida · en vivo en hasta 5 días hábiles con accesos y catálogo listos
El problema
El problema cotidiano
- Los mensajes de familias llegan a cualquier hora y por varios canales a la vez, y contestarlos compite con todo lo demás que hace admisiones.
- El proceso tiene muchas etapas (informes, recorrido, solicitud, documentos, evaluación, resultado, contrato y pago) y cada familia está parada en una distinta.
- La reinscripción se decide meses antes de que empiece el ciclo, y recordarle a cada familia antes de que venza su fecha es trabajo manual que nadie tiene tiempo de hacer.
Un día con Eva
Un día con Eva
Una mamá escribe el domingo a las once de la noche: «¿tienen lugar en primero y cuánto sale?». Eva contesta en segundos con lo que tu colegio publicó: niveles, requisitos y conceptos de pago con el desglose que cargaste. Luego pregunta lo que necesita para ayudar: grado, ciclo escolar y de qué escuela viene. Lo que no cargaste no se inventa: si el dato falta, Eva lo dice y pide ayuda a una persona de tu equipo.
Cuando la familia quiere conocer el plantel, Eva revisa la disponibilidad real (tipo de cita, duración, quién recibe y en qué horario) y propone fechas que sí existen. Al elegir una, reserva; los eventos que ya tienes en Google Calendar bloquean ese horario. Al día siguiente manda el recordatorio por WhatsApp o correo, pide confirmar y, si no pueden, reagenda en la misma conversación.
La papelería llega por el mismo hilo. Eva recibe imágenes, audio y documentos compatibles como contexto y los deja en la conversación para tu equipo. Lo que no hace es decidir: el expediente del aspirante, la evaluación, la resolución de admisión y el contrato siguen en tu control escolar y en manos de tu gente. Eva prepara la conversación; no admite a nadie.
Y después no se enfría. Eva crea o actualiza el contacto y la oportunidad, programa el seguimiento y vuelve por su cuenta cuando toca, con secuencias de hasta cinco pasos y demoras de hasta 180 días, que alcanzan para acompañar a una familia desde que pide informes hasta que empieza el ciclo, y para recordarle la reinscripción a la que ya está dentro. En cuanto una persona de tu equipo responde en el hilo, Eva se calla.
¿Cómo atiende Eva a una escuela de idiomas?
En una escuela de idiomas, Eva contesta costo, horarios, modalidad y niveles con lo que cargaste, invita al examen de ubicación y lo agenda, avisa cuándo arranca el próximo grupo, da seguimiento hasta la inscripción y pasa a tu asesor, con todo el historial, lo que necesita una persona.
Las escuelas de idiomas publican en sus preguntas frecuentes lo que los interesados preguntan primero: cuánto cuesta, qué horarios hay (entre semana, sabatino o intensivo), si es presencial o en línea, cuánto dura y si da certificación como TOEFL o Cambridge. Eva contesta todo eso con la información que cargaste; si un dato no está, lo dice en lugar de inventarlo.
El costo casi nunca es una sola cifra. En un sondeo telefónico de Profeco de mayo de 2023, con 405 cuestionarios a proveedores de cursos de inglés, dos de cada tres presenciales cobraban inscripción y más de la mitad cobraba materiales aparte. Carga el desglose completo (inscripción, mensualidad o costo por nivel, materiales y promociones vigentes) y Eva lo explica igual cada vez.
La pregunta «¿qué nivel tengo?» se resuelve con el examen de ubicación, que en ese mismo sondeo casi cuatro de cada cinco escuelas presenciales aplicaban sin costo. Eva lo ofrece, lo agenda contra tu disponibilidad real o manda el enlace del examen en línea que ya usas, y manda recordatorio. Eva no evalúa el nivel: eso lo decide tu examen o tu maestro.
Después viene el grupo. La oferta se ordena por frecuencia y por fecha del próximo inicio, y cada grupo tiene cupo por sede y horario. Con esos datos cargados, Eva dice cuándo arranca el siguiente grupo en el horario que le sirve al interesado y deja la oportunidad en el CRM en la etapa que corresponde.
El seguimiento no se cae. Eva vuelve con secuencias de hasta cinco pasos y demoras de hasta 180 días: recuerda el examen, avisa el próximo inicio y, con los alumnos inscritos, la reinscripción para el nivel que sigue. Fuera de la ventana de 24 horas de WhatsApp, cada mensaje requiere una plantilla aprobada.
Cuando hace falta una persona, por un grupo para empresa, un descuento o una pregunta que no está en tu información, Eva pide ayuda a tu asesor y le entrega la conversación con el contexto. En cuanto el asesor responde, Eva guarda silencio. Si hoy tienes un bot de botones y un asesor que persigue a cada interesado, esta es la parte que cambia.
| Lo que pregunta el interesado | Lo que hace Eva |
|---|---|
| ¿Cuánto cuesta? | Da inscripción, mensualidad o costo por nivel y materiales, con el desglose que cargaste |
| ¿Qué horarios tienen? | Ofrece los horarios que tienes: entre semana, sabatino o intensivo, presencial o en línea |
| ¿Qué nivel tengo? | Invita al examen de ubicación y lo agenda o manda el enlace |
| ¿Cuándo empieza el próximo grupo? | Da la fecha de inicio del grupo que le acomoda |
| ¿Dan certificado? | Explica la certificación que ofreces, como TOEFL, Cambridge o CENNI, si la cargaste |
| Quiero inscribirme | Manda el link de pago por SPEI o pasa la conversación a tu asesor |
Flujos concretos
Tres flujos concretos
Contestar informes y agendar el recorrido
Eva responde con niveles, requisitos y conceptos de pago que publicaste, pregunta grado y ciclo, consulta la agenda real y reserva la visita al plantel.
Agenda en tu disponibilidad real
Lun
Mar
Mié
Jue
Cita confirmada 10:30
Vie
Recordatorio programado para el cliente
Recibir papelería en el mismo hilo
Eva recibe fotos y documentos (actas, boletas, comprobantes) en el mismo chat, como contexto. El expediente y la resolución siguen en tu sistema.
Papelería, en el mismo chat
Seguir hasta la inscripción y la reinscripción
Eva deja la oportunidad en el CRM y regresa semanas o meses después, con secuencias de hasta cinco pasos y demoras de hasta 180 días, sin que nadie tenga que acordarse.
Los informes se vuelven inscripción
Familia Herrera
3º primaria · ciclo 2026
Recorrido jueves · documentos
6,200 pesos
Nosotros lo configuramos todo por ti.
Detalles técnicos
Detalles técnicos
Integración típica
La agenda vive en Eva y puede sincronizarse con Google Calendar por OAuth, con webhooks y un respaldo por consulta periódica. Tus costos, requisitos y calendario viven en la base de conocimiento. Para tu sistema de control escolar o tu portal de pagos, las herramientas del agente pueden llamar endpoints HTTP que esos sistemas expongan; qué se lee y qué se escribe se define en la puesta en marcha, no antes.
Antes de empezar
Preguntas frecuentes
¿Eva agenda el recorrido o solo toma el recado?
Agenda. Eva consulta disponibilidad respetando zona horaria, horarios de los recursos y eventos ocupados, propone fechas y reserva la visita. Si sincronizas Google Calendar, los eventos que ya tienes ahí bloquean ese horario en automático.
¿Da costos de inscripción y colegiatura?
Los que tú publicaste, con el desglose que cargaste: conceptos, número de mensualidades, calendario de pagos, descuentos y recargos. Eva usa solo los campos que marcaste como visibles y no completa lo que falta; cuando un dato no está cargado, lo dice y escala con una persona de tu equipo.
¿Decide la admisión o evalúa al aspirante?
No, y no debe. Eva recibe documentos e información como contexto y prepara la conversación, pero el expediente, la evaluación, la resolución y el contrato son de tu equipo y de tu sistema de control escolar. Cuando la conversación necesita criterio, Eva pide ayuda a una persona y le entrega el hilo con el contexto ya armado.
¿Cobra colegiaturas y emite la factura con el complemento educativo?
No como reemplazo de tu sistema. Eva puede generar un link de pago por transferencia SPEI en pesos, y esa es toda su capacidad de cobro hoy: no crea pagos con tarjeta ni cargos recurrentes. El estado de cuenta, la cobranza periódica y la factura de colegiaturas con su complemento fiscal siguen en el sistema que ya usa tu colegio.
¿Sirve para una escuela de inglés o de idiomas?
Sí. Eva contesta costo, horarios, modalidad y niveles con lo que cargaste, agenda el examen de ubicación, avisa el próximo inicio de grupo y da seguimiento hasta la inscripción y la reinscripción. El nivel lo decide tu examen o tu maestro, y lo que necesita criterio pasa a tu asesor con todo el historial.
¿Le va a estar escribiendo a las familias?
Sí. Las secuencias admiten hasta cinco pasos y cada demora puede llegar a 180 días. Fuera de la ventana de mensajería de WhatsApp, el envío requiere una plantilla aprobada; si no la hay, el seguimiento queda estacionado o requiere intervención en lugar de fallar en silencio. Y en cuanto una persona de tu equipo responde, Eva guarda silencio.
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