Veterinarias

¿Cómo agendo consultas y recuerdo vacunas por WhatsApp?

Eva pregunta el motivo de consulta, consulta la disponibilidad real, reserva, recuerda y da seguimiento sin intervenir en el criterio del médico veterinario.

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En una veterinaria todo entra por el mismo hilo y a cualquier hora: una cita de vacunación, una duda sobre el alimento, una foto de una oreja y algo que puede no poder esperar. Del otro lado suele estar la persona de recepción, que también cobra, acomoda la agenda y a veces entra a auxiliar en consulta.

Clínica veterinaria con mesa de exploración y un perro esperando con su dueña

Agenda en tu disponibilidad real

Lun

Mar

Mié

Jue

Cita confirmada 10:30

Vie

Recordatorio programado para el cliente

Eva agenda la cita directamente en tu calendario.

P·

Paola · dueña de Max

en línea

Hoy

Hola, Max amaneció con una oreja irritada y no deja de rascarse. ¿Me lo pueden ver hoy?

09:47

Claro. Consulta general hoy: tengo 12:30 o 17:00 con la Dra. Rangel; la consulta cuesta 450 pesos. Si puedes, mándame una foto de la oreja para que la doctora llegue con contexto.

09:47

A las 12:30. Ahí te va la foto.

Oreja_Max.jpg

09:48

Listo: 12:30 con la Dra. Rangel, y la foto ya quedó en el expediente de Max. Aquí está el link si quieres dejar pagada la consulta.

09:48

Pago confirmado · 450 pesos

Listo, ya pagué.

09:49

Pago recibido, los esperamos a las 12:30. Veo que el refuerzo de Max vence este mes: si quieres, lo aplicamos en la misma visita.

09:49

Lo que Eva hizo mientras tanto

Agenda

Consulta general · 30 min

450 pesos · Dra. Rangel

Disponibilidad real de tu agenda

Cobro

Hoy 12:30 apartado

Link de pago · 450 pesos

Pago confirmadoRecibo enviado

CRM

Paola · Max

ConfirmadaRefuerzo: misma visita

Ejemplo. Una urgencia menor atendida en minutos: cita, foto en el expediente, pago y el refuerzo detectado a tiempo.

  • Cotiza
  • Cobra
  • Agenda
  • Registra en el CRM
  • Da seguimiento

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El problema

El problema cotidiano

  • Las solicitudes llegan mezcladas y fuera de horario, y clasificar qué es una cita, qué es una venta de mostrador y qué necesita a alguien ahora mismo consume a recepción.
  • Confirmar la agenda del día siguiente y recuperar a quien no contestó es una tarea diaria, y una cita que no se confirma deja un espacio vacío que otro paciente habría ocupado.
  • El posoperatorio y el control se pierden fácil: cuando nadie escribe para reagendar, la visita simplemente no ocurre y el tutor se queda con la sensación de que no lo acompañaron.

Un día con Eva

Un día con Eva

Una tutora escribe el domingo a las once de la noche: «¿tienen espacio esta semana para vacunas?». Eva contesta en segundos, pregunta el motivo de consulta, la especie, el nombre y la edad aproximada, revisa la disponibilidad real por tipo de cita, duración, consultorio y horario del médico, y propone horarios que sí existen. Al elegir uno, reserva; los eventos que ya tienes en Google Calendar bloquean ese horario.

Si lo que la tutora describe suena a que no puede esperar, Eva no lo resuelve sola. No hace triage, no interpreta síntomas y no diagnostica: pide ayuda a una persona de tu equipo y le entrega el hilo con lo que la tutora contó, la foto que mandó y los datos del paciente ya reunidos. Las imágenes, el audio y los documentos entran como contexto para el equipo; la lectura clínica es del médico veterinario.

La pregunta de mostrador también se contesta. Si el tutor pregunta por el alimento de siempre, Eva busca en tu catálogo, recupera el detalle verificado del producto y responde con los campos que marcaste como visibles. Lo que no está cargado no se inventa: si el dato falta, Eva lo dice y escala en lugar de improvisar un precio.

Después la relación no se enfría. Eva crea o actualiza el contacto y la oportunidad, programa el seguimiento y vuelve por su cuenta cuando toca, con secuencias de hasta cinco pasos donde cada demora puede llegar a 180 días, así que un refuerzo anual se alcanza encadenando pasos, no con uno solo. Cuando hay que apartar una cita, Eva puede generar un link de pago por transferencia SPEI y, con el perfil fiscal completo, emitir y conservar el CFDI. En cuanto una persona de tu equipo responde en el hilo, Eva se calla.

Flujos concretos

Tres flujos concretos

Agendar la consulta

Eva pregunta motivo de consulta, especie y datos del paciente, consulta disponibilidad por tipo de cita, recurso y horario, propone horarios reales y reserva en tu agenda.

Agenda en tu disponibilidad real

Lun

Mar

Mié

Jue

Cita confirmada 10:30

Vie

Recordatorio programado para el cliente

Confirmar, reagendar y recuperar

Eva manda el recordatorio por WhatsApp o correo, pide confirmar fecha, hora y médico, y reagenda con los horarios que sí quedan libres cuando el tutor no puede asistir.

Recordatorio por WhatsApp

Hola María, te recordamos tu cita de mañana a las 10:30. ¿La confirmas?
¿Se puede el viernes?
Sí, la moví al viernes a las 12:00.

Cita reprogramada en tu calendario

Volver por el refuerzo y el control

Eva deja la oportunidad en el CRM y regresa semanas o meses después, con secuencias de hasta cinco pasos y demoras de hasta 180 días cada una, sin que nadie lo tenga que recordar.

El refuerzo que no se olvida

Primera vacuna · 3 de marzo

Toca el refuerzo

Eva escribió para agendarlo

Cita de refuerzo: confirmada

Nosotros lo configuramos todo por ti.

Detalles técnicos

Detalles técnicos

Integración típica

La agenda vive en Eva y puede sincronizarse con Google Calendar por OAuth, con webhooks y un respaldo por consulta periódica. El catálogo de tienda entra por archivo o por API. Para tu software veterinario, las herramientas del agente pueden llamar endpoints HTTP que ese sistema exponga; qué se lee y qué se escribe se define en la puesta en marcha, no antes.

Antes de empezar

Preguntas frecuentes

¿Eva reserva en mi agenda o solo toma el recado?

Reserva. Eva consulta disponibilidad respetando zona horaria, horarios de los recursos y eventos ocupados, propone horarios y agenda la cita, incluyendo citas recurrentes. Si sincronizas Google Calendar, los eventos que ya tienes ahí bloquean ese horario en automático.

¿Puede decir si es urgente o diagnosticar por foto?

No, y no debe. Eva no clasifica urgencias ni interpreta síntomas, radiografías o fotos: las recibe como contexto para tu equipo. Cuando la conversación necesita criterio profesional, Eva pide ayuda a una persona de tu equipo y le entrega el hilo con el contexto ya armado, en lugar de opinar sobre un paciente que nadie ha explorado.

¿Da precios de consulta y de tienda?

Los que tú publicaste. Para producto, Eva responde desde tu catálogo con el detalle verificado y solo los campos visibles; para servicios, con lo que hayas cargado. Y deja claro lo que sigue siendo cierto: estudios, medicamentos y procedimientos adicionales se cotizan después de la valoración, porque dependen de los hallazgos.

¿Se acuerda del refuerzo un año después?

Sí. Las secuencias de seguimiento admiten hasta cinco pasos y cada demora puede llegar a 180 días, así que un recordatorio anual se arma encadenando pasos. Fuera de la ventana de mensajería de WhatsApp, el envío requiere una plantilla aprobada; si no la hay, el seguimiento queda estacionado o requiere intervención en lugar de fallar en silencio.

¿Reemplaza mi software veterinario?

No. Eva vive del lado de la conversación: agenda, mensajes, contactos y oportunidades. El expediente clínico, la historia del paciente, las recetas, el inventario y la caja siguen en tu sistema. Lo que Eva pueda leer o escribir de ahí depende de qué datos deje consultar ese sistema, con qué acceso y bajo qué contrato.

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