Agendar citas
¿Cómo agendo citas por WhatsApp sin cuadrar la agenda a mano?
Eva consulta la disponibilidad real antes de proponer, aparta el horario en tu calendario y deja el recordatorio programado.
Agendar por mensaje se traba en el ida y vuelta: el cliente pregunta si hay lugar el jueves, alguien abre el calendario, contesta que a esa hora no, propone otra, y para cuando el cliente responde ese horario ya se apartó. Nadie hizo nada mal y aun así se perdió la cita.
Eva es un agente de IA que consulta la disponibilidad real antes de proponer, aparta el horario en el calendario de tu empresa y deja el recordatorio programado. Aquí está cómo funciona y qué necesita conectado.
Agenda en tu disponibilidad real
Lun
Mar
Mié
Jue
Cita confirmada 10:30
Vie
Recordatorio programado para el cliente
Antes y después
Hoy
El mensaje llega mientras alguien está atendiendo. Se contesta una hora después con dos horarios de memoria, uno ya estaba ocupado y el otro no le sirve al cliente. La cita queda anotada en una libreta o en el chat, y quien abre mañana no sabe que existe.
Con Eva
El mismo mensaje recibe horarios que sí están libres, porque Eva los leyó del calendario antes de proponerlos. Cuando el cliente elige uno, Eva reserva el evento, deja el contacto registrado y programa el recordatorio por WhatsApp o por correo.
Cómo funciona
- 1. Eva consulta la disponibilidad antes de prometer
Eva revisa el calendario del recurso que atiende esa cita —la persona, el consultorio, la unidad— con su zona horaria, su horario de trabajo y lo que ya está ocupado. Propone únicamente horarios que existen, en lugar de ofrecer y después pedir disculpas.
- 2. Reserva y deja el registro
Cuando el cliente elige, Eva crea el evento con su tipo de cita y su recurso, y crea o actualiza el contacto en el CRM. Si el agente tiene un pipeline vinculado, la cita también queda como oportunidad con su actividad, no solo como un evento suelto en el calendario.
- 3. Recuerda, reprograma y pide ayuda cuando toca
Eva programa el recordatorio por WhatsApp o por correo y puede volver a escribir para reprogramar. Cuando el caso deja de ser agendar —una urgencia, una condición especial, una negociación— Eva pide asistencia humana y avisa a quien configuraste.
En vivo
Así se ve trabajando
Agenda en tu disponibilidad real
Lun
Mar
Mié
Jue
Cita confirmada 10:30
Vie
Recordatorio programado para el cliente
Eva agenda la cita directamente en tu calendario.
Te avisa cuando importa
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Hotel Casa Real · hace 5 min
María pidió hablar con alguien — te toca
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Tu equipo recibe el aviso justo cuando importa.
La venta que se estaba enfriando
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3 días sin respuesta
Eva volvió a escribir, con contexto
El cliente contestó: pedido confirmado
Eva da seguimiento sola y recupera la venta.
Qué necesita Eva
- Los calendarios cargados en Eva con sus recursos, tipos de cita, horarios de trabajo y zona horaria; si tu agenda vive en Google Calendar, la conexión por OAuth.
- El canal conectado: WhatsApp Business y, si lo quieres, Instagram, Messenger, llamadas, correo, el widget de tu sitio o la API.
- Las reglas escritas: qué datos pedir antes de apartar, cuánto dura cada tipo de cita, qué se puede reprogramar y cuándo la conversación pasa a una persona.
- Un pipeline vinculado al agente si quieres que la cita se registre como oportunidad del CRM.
Bueno saberlo
- La disponibilidad es exactamente la que el calendario conectado conoce: respeta la zona horaria, el horario del recurso y los eventos ocupados. Una cita que se apartó por teléfono y nunca se escribió no existe para Eva.
- La única sincronización documentada es con Google Calendar, y depende de OAuth, webhooks y un respaldo por consulta periódica. Cualquier otra agenda se conecta a la medida contra el sistema que la exponga.
- Los eventos de Google Calendar bloquean el horario por Free/Busy: Eva ve que ese bloque está ocupado, no ve de qué se trata ni con quién.
- Los recordatorios documentados salen por WhatsApp y por correo. Fuera de la ventana de conversación de WhatsApp hace falta una plantilla aprobada; si no la hay, el mensaje queda estacionado, se omite o requiere que entre una persona.
- Cuando alguien de tu equipo toma la conversación, Eva deja de escribir hasta que le devuelvan el control, y los seguimientos pendientes se congelan mientras tanto.
- Sin un pipeline vinculado al agente quedan el contacto y el evento, pero no la oportunidad: la gestión de oportunidades se habilita por agente.
ventas en línea en seis meses
Serviacero Comercial, distribuidora de acero, multiplicó por más de cuatro sus ventas en línea en seis meses con Eva respondiendo y cotizando al momento.
Lee el caso completoPonla a vender.
Cuéntanos cómo aparta citas tu negocio hoy y te enseñamos cómo quedaría con tus calendarios, tus tipos de cita y tus horarios.
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